Schule&Wirtschaft Radeberg

Beruf des Monats - Oktober 2012

Kaufmann/-frau - Bürokommunikation

Die Tätigkeit im Überblick

Kaufleute für Bürokommunikation übernehmen Sekretariats- und Assistenzaufgaben: Sie koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor und bearbeiten den Schriftverkehr. Außerdem erledigen sie kaufmännische Aufgaben in Bereichen wie Rechnungswesen und Personalverwaltung.

Kaufleute für Bürokommunikation arbeiten in den Verwaltungsabteilungen von Unternehmen aller Wirtschaftsbereiche

Aufgaben und Tätigkeiten (Beschreibung)

Worum geht es?

Kaufleute für Bürokommunikation übernehmen Sekretariats- und Assistenzaufgaben: Sie koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor und bearbeiten den Schriftverkehr. Außerdem erledigen sie kaufmännische Aufgaben in Bereichen wie Rechnungswesen und Personalverwaltung.

Organisationstalente

In unterschiedlichen Unternehmen der Industrie und des Handels, aber z.B. auch in der Verwaltung oder bei Verbänden, sind Kaufleute für Bürokommunikation die rechte Hand des Managements. Sie empfangen Besucher, nehmen Telefonate entgegen, erledigen die Korrespondenz sowie alle anfallenden Büroarbeiten. Sie müssen Organisationstalente sein: Eine Hotelreservierung muss per E-Mail bestätigt werden, ein Kunde möchte per Fax Unterlagen geschickt bekommen und der Abteilungsleiter muss an seinen Besprechungstermin am Nachmittag erinnert werden. Darüber hinaus sind sie für die Verwaltung von Büromaterial zuständig und händigen den Kollegen bei Bedarf z.B. Schnellhefter sowie Schreibblöcke aus. Um Kunden, Kollegen, Behörden, Verbänden und Lieferanten fundierte Auskünfte erteilen zu können, müssen Kaufleute für Bürokommunikation ihren Betrieb, die verschiedenen Arbeitsbereiche sowie die Zuständigkeiten von Kollegen und Vorgesetzten gut kennen. Auch wenn es im Büro einmal etwas hektisch zugeht, behalten sie den Überblick.

Alles erledigt?

Im Büro gehören Computer, Fax, Diktiergerät und Telefonanlage zu ihrem Arbeitsalltag. Den Schriftverkehr erledigen Kaufleute für Bürokommunikation mithilfe von Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen. Um aus großen Datenbeständen die benötigten Informationen herauszufiltern, benötigen sie ein gutes Gespür für Zahlen. Rechtschreibung und Grammatik beherrschen sie bei der Korrespondenz sicher. Wenn Tagungen vorbereitet werden müssen, buchen und reservieren Kaufleute für Bürokommunikation Hotelzimmer und Verkehrsmittel für Geschäftsreisen. Dafür ermitteln sie z.B. per Internet die günstigsten Verkehrsverbindungen. Sie bereiten Sitzungen und Besprechungen vor und verschicken Einladungen. Außerdem betreuen sie Kunden und assistieren bei Verkaufsgesprächen, Tagungen und Seminaren. Je nach Aufgabengebiet können Kaufleute für Bürokommunikation auch in Bereichen wie Personalverwaltung, Rechnungswesen, Marketing oder Öffentlichkeitsarbeit tätig werden. Dann sammeln sie beispielsweise Belege, erstellen, kontieren und begleichen Rechnungen oder bearbeiten Vorgänge wie Urlaubs- und Krankmeldungen. Auch übernehmen sie ggf. die Pflege des Firmenprofils in sozialen Netzwerken, aktualisieren nach Vorgabe die Homepage des Unternehmens und wirken bei Onlinemarketing-Kampagnen mit, beispielsweise indem sie die Adressen für den Newsletter-Verteiler aktualisieren.

Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen

Kaufleute für Bürokommunikation haben hauptsächlich folgende Aufgaben:

• abteilungsbezogene Assistenz- und Sekretariatsaufgaben erledigen
  
  
  • Texte nach Vorgabe am Rechner formulieren und gestalten, Textbausteine erstellen
    
    
  • Grafiken, Statistiken, Tabellen in Texte einarbeiten
    
    
  • Kunden und Besucher empfangen und betreuen
    
    
  • Termine planen und überwachen, Urlaubslisten führen
    
    
  • Telefonate führen, Auskünfte erteilen
    
    
  • Schriftverkehr nach außen abwickeln, z.B. mit Auftraggebern, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern, Behörden, Verbänden
    
    
  • Postein- und -ausgang bearbeiten, Post verteilen
    
    
  • für Geschäftsreisen optimale Verkehrsverbindungen ermitteln und Reiseunterlagen besorgen
    
    
  • Präsentationen vorbereiten
    
    
  • organisatorische Vor- und Nachbereitung für Besprechungen und Konferenzen durchführen
    
    
  • Unterlagen für Vorgesetzte und Kollegen aufbereiten und bereitstellen
    
    
  • Besprechungs- und Telefongesprächsnotizen sowie Sitzungsprotokolle anfertigen
    
    
  • Büromaterial verwalten, bestellen und ausgeben
    
    
  • ggf. Social-Media-Angebote pflegen und an Onlinemarketing-Kampagnen mitwirken
    
    
• Aufgaben im bereichsbezogenen bzw. betrieblichen Rechnungswesen übernehmen
  
  
  • Rechnungen auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit kontrollieren
    
    
  • Belege sachgerecht erfassen, Kosten dokumentieren, Geschäftsvorgänge buchen
    
    
  • Kostenrechnungen durchführen
    
    
  • Buchungsbelege erstellen
    
    
  • Kostenentwicklungen verfolgen
    
    
  • Ausgangsrechnungen erstellen
    
    
  • Zahlungen veranlassen
    
    

Darüber hinaus führen sie auch folgende Tätigkeiten aus:

• Aufgaben in Sacharbeitsgebieten erledigen wie z.B. Kundendienst, Mitgliederverwaltung, Berufsbildung, Öffentlichkeitsarbeit, Umweltschutz, Betriebsratsbüro, Forschung
  
  
• Aufgaben in der Personalverwaltung (meist bereichsbezogen) ausführen
  
  
  • Arbeits- und Fehlzeiten erfassen, Krankmeldungen bearbeiten und weiterleiten
    
    
  • Mitarbeitern Auskünfte erteilen, z.B. bezüglich Urlaubsplanung, Entgeltabrechnung
    
    
    

Ausbildungsinhalte

Im 1. Ausbildungsjahr lernen die Auszubildenden im Ausbildungsbetrieb beispielsweise:

• was bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu beachten ist
  
  
• wie man bereichsbezogene Personalstatistiken führt
  
  
• wie man Texte nach vorgegebenen Sachverhalten formuliert und formgerecht gestaltet
  
  
• wie man die Kurzschrift für bürowirtschaftliche Aufgaben einsetzt
  
  
• wie man Fachliteratur, Dokumentationen und andere Hilfsmittel nutzt
  
  
• wie man Texte eingibt, abruft, bearbeitet, pflegt, sichert, archiviert und reproduziert
  
  
• wie man Arbeits- und Organisationsmittel (z.B. Büromaschinen und -geräte, Vordrucke, Vervielfältigungsgeräte) fachgerecht handhabt
  
  
• wie Büromaterial zu verwalten ist
  
  
• was bei Posteingang, Postverteilung und Postausgang zu beachten ist
  
  

Während des 2. Ausbildungsjahres wird den Auszubildenden u.a. vermittelt:

• wie man die Wartung und Instandsetzung von Büromaschinen und -geräten veranlasst
  
  
• wie man Fachauskünfte erteilt
  
  
• wie man Telefonanlagen und Zusatzeinrichtungen handhabt sowie Telefonate vorbereitet, führt, die Ergebnisse aufbereitet und weiterleitet
  
  
• wie man Reiseunterlagen beschafft und zusammenstellt sowie Reservierungen durchführt
  
  
• wie man Schriftstücke nach Vorlage oder unter Verwendung von Tonträgern normgerecht maschinenschriftlich anfertigt
  
  
• wie Statistiken erstellt und ausgewertet werden
  
  
• wie man an kaufmännischen Steuerungs- und Überwachungsaufgaben mitwirkt
  
  
• welche Arbeitsabläufe es im ersten gewählten Sacharbeitsgebiet gibt; als Sacharbeitsgebiete stehen zur Auswahl: allgemeine Verwaltung, Berufsbildung, Öffentlichkeitsarbeit, Umweltschutz, Betriebsratsbüro, Kundendienst, Mitgliederverwaltung oder Forschung
  
  

Im 3. Ausbildungsjahr lernen die Auszubildenden:

• wie man Rechnungen prüft und kontiert
  
  
• was beim Führen eines Terminkalenders zu beachten ist
  
  
• wie Aufgaben kooperativ gelöst werden
  
  
• wie man Sitzungen und Besprechungen nach sachlichen und zeitlichen Vorgaben vor- und nachbereitet
  
  
• wie spezifische Rechtsvorschriften und Verfahrensregeln des zweiten gewählten Sacharbeitsgebiets beachtet werden
  
  

Während der gesamten Ausbildungszeit wird den Auszubildenden vermittelt:

• welche gegenseitigen Rechte und Pflichten aus dem Ausbildungsvertrag entstehen
  
  
• wie der Ausbildungsbetrieb organisiert ist
  
  
• wie die Arbeitsschutz- und Unfallverhütungsvorschriften angewendet werden
  
  
• wie man im beruflichen Einwirkungsbereich zur rationellen Energieverwendung beitragen kann
  
  

Während des theoretischen Unterrichts in der Berufsschule

erwirbt man grundlegende Kenntnisse z.B. auf folgenden Gebieten:

• Rechnungswesen
  
  
• Informationsverarbeitung
  
  
  • Datenverarbeitung
    
    
  • Textverarbeitung
    
    
  • Kurzschrift
    
    
• allgemeine Wirtschaftslehre
  
  
• spezielle Wirtschaftslehre
  
  
  
  

Interessen

Folgende Interessen sind wichtig und hilfreich, um diesen Beruf erlernen und ausüben zu können. Die Interessen sind in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit genannt. Zu jedem Interessenbereich werden zur Veranschaulichung Tätigkeiten genannt.

Interesse an verwaltend-organisatorischen Tätigkeiten

• z.B. Bearbeiten des Posteingangs, Durchführen der Postverteilung
  
  
• z.B. Aufbereiten von Statistiken
  
  
• z.B. Erstellen und Versenden von Einladungen für Sitzungen und Besprechungen
  
  

Interesse an kaufmännisch-organisatorischen Tätigkeiten

• z.B. sorgfältiges Abrechnen von Reisekosten nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten
  
  
• z.B. Erstellen, Prüfen und Bearbeiten von Belegen im bereichsbezogenen bzw. betrieblichen Rechnungswesen
  
  

Interesse an sozial-beratenden Tätigkeiten

• z.B. Entgegennehmen und Weiterleiten von Anfragen, Erteilen von Auskünften
  
  
  
  

Fähigkeiten, Kenntnisse und Fertigkeiten

Folgende Fähigkeiten, Kenntnisse und Fertigkeiten werden benötigt, um den Beruf lernen und ausüben zu können. Bei einigen Fähigkeiten wird ein Ausprägungsgrad genannt. Dieser gilt für den mittleren oder typischen Vertreter dieses Berufes.

Fähigkeiten

• Durchschnittliches allgemeines intellektuelles Leistungsvermögen
  
  
• Durchschnittliches rechnerisches Denken (Beispiele siehe unter Kenntnisse und Fertigkeiten)
  
  
• Durchschnittliches sprachliches Denken (Beispiele siehe unter Kenntnisse und Fertigkeiten)
  
  
• Wahrnehmungs- und Bearbeitungsgeschwindigkeit (z.B. Vergleichen von Listen, Sortieren von Briefen)
  
  
• Konzentration (z.B. sorgfältiges Arbeiten trotz ablenkender Einflüsse in Großraumbüros)
  
  
• Merkfähigkeit (z.B. Personengedächtnis für Tätigkeiten im Bereich des Kunden- und Besucherempfangs, Zahlengedächtnis für die Terminplanung)
  
  
• Umstellungsfähigkeit (z.B. schneller Wechsel zwischen der Bearbeitung telefonischer Anfragen und der Sachbearbeitung am PC)
  
  
• Handgelenk-Finger-Geschwindigkeit (z.B. Bedienen der PC-Tastatur beim Erledigen von Schreibarbeiten)
  
  
• Kaufmännische Befähigung (z.B. Überprüfen von Kostenentwicklungen)
  
  
• Befähigung zum Planen und Organisieren (z.B. Führen von Urlaubslisten, Planen und Organisieren von Geschäftsreisen)
  
  

Hinweis: Die Ausprägungsgrade beziehen sich auf Personen mit mittlerem Bildungsabschluss.

Kenntnisse und Fertigkeiten

• Rechenfertigkeiten (z.B. Erstellen von Ausgangsrechnungen, Übernehmen von Aufgaben im betrieblichen Rechnungswesen, etwa Durchführen von Kostenrechnungen)
  
  
• Verständnis für mündliche Äußerungen (z.B. Führen und Verstehen von Gesprächen beispielsweise mit Kunden, Auftraggebern oder Geschäftspartnern)
  
  
• Mündliches Ausdrucksvermögen (z.B. Arbeiten am Empfang, Führen von Telefonaten)
  
  
• Textverständnis (z.B. Verstehen und Umsetzen von Arbeitsanleitungen und Handelsbestimmungen)
  
  
• Schriftliches Ausdrucksvermögen und Rechtschreibsicherheit (z.B. Formulieren von Texten und Textbausteinen für Geschäftsbriefe, auch in englischer Sprache)
  
  

Kompetenzen

Die folgende Liste enthält eine Auswahl der wichtigsten Fertigkeiten und Kenntnisse. Die Auswahl dieser berufsbezogenen Kompetenzen erfolgt auf Basis der Ausbildungsordnung sowie der Auswertung von Stellen- und Bewerberangeboten.

Kernkompetenzen, die man während der Ausbildung erwirbt:

• Büro- und Verwaltungsarbeiten
  
  
• Büroorganisation, Büromanagement
  
  
• Korrespondenz
  
  
• Kosten- und Leistungsrechnung
  
  
• Personalwesen
  
  
• Postbearbeitung
  
  
• Terminplanung, -überwachung
  
  
• Textverarbeitung
  
  

Weitere Kompetenzen, die für die Ausübung dieses Berufs bedeutsam sein können:

• Abrechnung
  
  
• Berichtswesen, Information
  
  
• Besprechungsvorbereitung, -organisation
  
  
• Buchführung, Buchhaltung
  
  
• Büromaterialverwaltung
  
  
• Kalkulation
  
  
• Kundenberatung, -betreuung
  
  
• Öffentlichkeitsarbeit, Public Relations
  
  
• Präsentationsunterlagen erstellen
  
  
• Social-Media-Kommunikation
  
  
• Zahlungsverkehr
  
  

Darüber hinaus enthält die folgende Kompetenzgruppe weitere relevante Fertigkeiten und Kenntnisse:

• Kompetenzgruppe "Bürokommunikation, MS-Office"
  
  

Quelle:http://berufenet.arbeitsagentur.de/